Digitalisierung

Der digitale Wandel ist voll im Gange.

Dies betrifft viele Bereiche unseres Lebens. Auch die Steuerberatung ist seit Jahren von diesem Wandel betroffen. So erfolgt beispielsweise die Übermittlung von Steueranmeldungen und Steuererklärungen an die Finanzbehörden oder auch die Zusammenarbeit mit Mandanten in den Bereichen Buchführung und Lohnabrechnung bereits in weiten Teilen elektronisch.

Aus jeder Veränderung ergeben sich Risiken und Chancen. Mein Ziel ist es, die Chancen und Möglichkeiten die sich aus der Digitalisierung ergeben im Sinne meiner Mandanten zu nutzen und die Risiken eines unbefugten Zugriffs durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnik, sicherem Datentransfer und der Nutzung eines gut gesicherten Rechenzentrums als Speicherort in Deutschland zu minimieren.

Wir können durch die Digitalisierung unsere Zusammenarbeit flexibler und effizienter gestalten. Dies betrifft insbesondere die Bereiche:

Digitale Finanzbuchhaltung

Bisheriger Prozess der papierbasierten Finanzbuchhaltung

Diese Vorgehensweise birgt für Unternehmen oft verschiedene Nachteile: Die Originalbelege sind im Zeitraum der Bearbeitung durch den Steuerberater nicht im Unternehmen verfügbar, Auswertungen zur Finanzbuchhaltung liegen meist erst einige Wochen nach Monatsende vor und im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt müssen sämtliche Papierbelege erneut physisch bereitgestellt werden. Digital verfügbare Belege werden zusätzlich ausgedruckt, um die Vollständigkeit des Pendelordners zu gewährleisten. Nach Verbuchung erfolgt die Ablage im Unternehmen. Bei dieser sind die Originalbelege zu archivieren, das heißt sowohl die digitalen Belege auf einem auch über Jahre hinweg lesbaren Speichermedium als auch die Papierbelege in einem klassischen Archiv.

Prozess der digitalen Finanzbuchhaltung

Die Umstellung auf eine digitale Zusammenarbeit im Bereich der Finanzbuchhaltung vereinfacht und beschleunigt die Prozesse erheblich und bietet Unternehmern einen anhaltenden Mehrwert. Die Belege (z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen) werden je nach Form des Posteingangs digitalisiert, d.h. gescannt oder per Mobiltelefon abfotografiert oder sofern der Beleg schon in digitaler Form vorliegt (z.B. per E-Mail oder in einem Portal) direkt in DATEV Unternehmen online hochgeladen und damit an den Steuerberater weitergeleitet. Die Belege werden dort digital ausgelesen und die Informationen stehen anschließend für den Zahlungsträger für Überweisungen bereit. Die Buchführung erfolgt kontinuierlich nach der Bereitstellung der Belege und die Auswertungen stehen schneller zu Verfügung. Mit jedem Buchungssatz wird der entsprechende digitalisierte Beleg verknüpft. Unter bestimmten Voraussetzungen können die Papierbelege vernichtet und alle Belege digital archiviert werden (siehe hierzu: Ersetzendes Scannen).

Unser Angebot umfasst:

  • Durchführung des Bank- und Belegbuchens
  • Führung des elektronischen Kassenbuchs
  • Durchführung des Zahlungsverkehrs
  • Übernahme des Mahnwesens

Vorteile der digitalen Finanzbuchhaltung mit DATEV Unternehmen online:

  • Vermeidung von Ressourcenverschwendung durch das Ausdrucken digitaler Belege
  • Beschleunigung des Prozesses, durch Wegfall der Prozessschritte „ Zusammenstellen und Versand des Pendelordners“ und „Auflösen des Pendelordners und Archivierung“ nach Bearbeitung durch den Steuerberater.
  • Zeitnahe Buchungen der Geschäftsvorfälle und Verknüpfung der digitalen Belege mit den jeweiligen Buchungssätzen. Dies erleichtert insbesondere die Vorbereitung von Betriebsprüfungen.
  • Revisionssichere Archivierung der digitalen Belege
  • Reduzieren der eigenen Archivkosten bzw. Freiwerden von Flächen für andere Nutzung im Unternehmen
  • Auslesen der Daten für den Zahlungsvorschlag

Video: Digitale Zusammenarbeit in der Finanzbuchführung

Verabschieden Sie sich vom Belege sortieren: Sehen Sie im Video, wie Sie vom digitalen Belegaustausch mit Ihrem Steuerberater über DATEV Unternehmen online profitieren.
Weitere Informationen finden Sie unter http://www.datev.de/unternehmen-online

Ersetzendes Scannen

Die Ablage und Aufbewahrung von Papierbelegen in Belegordnern zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist bislang bei Unternehmen und Selbständigen die Regel. Da gleichzeitig aber der Wunsch nach einer einfachen Auffindbarkeit und Verfügbarkeit der Belege besteht, werden Beleg häufig zu diesem Zweck bereits digitalisiert oder liegen schon per se in digitaler Form vor. Der Prozess hin zu einer sicheren Archivierung oder einer Schnittstelle zum Steuerberater ist jedoch oftmals nicht hinreichend definiert. So sammeln sich trotz der digitalen Verfügbarkeit des Abbilds der Originalbelege weiterhin die Belegordner. Dies kostet Platz, der häufig besser genutzt werden könnte. Durch das sogenannte „ersetzende Scannen“ werden die eingescannten Belege zum Originalbeleg und die Papierbelege müssen nicht länger aufbewahrt werden.

Voraussetzung für das ersetzende Scannen ist eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der die Arbeits- und Scanprozesse vom Eingang über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung des Papierbeleges definiert und festgehalten werden. Darüber hinaus wird eine geeignete Archivierungssoftware mit einem revisionssicheren Archiv für eine unveränderbare Speicherung der Belege benötigt.

Video: Ersetzendes Scannen mit DATEV Unternehmen

Durch das Ersetzende Scannen müssen Ihre Mandanten originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahren. Mit dem Video zeigen Sie Ihren Mandanten, unter welchen Voraussetzungen sie die Originalbelege nach dem Scannen vernichten können.

Unser Angebot umfasst:

  • Unterstützung bei der Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation basierend auf der Muster-Verfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV)
  • Bereitstellung einer geeigneten Archivierungssoftware

Vorteile des ersetzenden Scannens:

  • Die Belege sind überall und jederzeit verfügbar
  • Schnelle Auffindbarkeit durch einfache Suchfunktion
  • Originalbelege müssen nicht in Papierform aufbewahrt werden
  • Es werden keine Archivflächen mehr benötigt
  • Sichere und für Zwecke der Betriebsprüfung anerkannte Archivierung

Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohnbuchhaltung stellt in der Regel einen besonders sensiblen Bereich des Unternehmens dar und sollte daher nur von Experten mit dem entsprechenden Fachwissen bearbeitet werden. Wir bieten unseren Mandanten die Möglichkeit, die Zusammenarbeit bei den vor- und nachgelagerten Tätigkeiten der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch die Nutzung digitaler Prozesse erheblich zu vereinfachen.

Im Rahmen der digitalen Zusammenarbeit wird die manuelle Erfassung von Lohn- und Gehaltsdaten in diversen Listen durch eine digitale Datenerfassung ersetzt. Für die Mitteilung von Änderungen z.B. der Stammdaten oder der Gehälter einzelner Mitarbeiter bieten wir Ihnen Eingabetools über die wir die Änderungen direkt in unser Abrechnungsprogramm übernehmen. Sie können alle Eingaben und Änderungen überall und mit sämtlichen Endgeräten vornehmen. Weitere Dokumente wie Arbeitsverträge oder Immatrikulationsbescheinigungen können in der digitalen Personalakte abgelegt werden. Dort stehen auch die monatlichen Lohn- und Gehaltsauswertungen jederzeit zur Verfügung.

Video: Digitale Zusammenarbeit in der Lohnabrechnung

Erfahren Sie, wie Sie mit DATEV Unternehmen online Lohndaten und -dokumente digital mit Ihrem Steuerberater austauschen und welche Vorteile das Ihnen in der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater bietet.

Unser Angebot umfasst:

  • Erstellung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Führung einer digitalen Personalakte mit Zugriff für Mandant und Kanzlei
  • Berechnung, Anmeldung und Bescheinigung von Lohnsteuer und Sozialabgaben
  • Erstellung monatlicher Lohn-und Gehaltsauswertungen

Vorteile der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung:

  • Im Rahmen der digitalen Personalakte stehen alle Daten und Dokumente jederzeit zur Verfügung
  • Der einheitliche Übermittlungsweg für sämtliche Daten und Dokumente vereinfacht Prozesse im Zusammenhang mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Unternehmen
  • Eingabetools machen die Erfassung der abrechnungsrelevanter Daten jederzeit und an jedem Ort möglich